(3)避免过早的评价。一些管理学者在论述情报沟通障碍时着重指出,情报沟通的障碍与其说是在交往中采取固执不变的立场,还不如说是过早地对情报沟通进行评价。这种评价会使情报沟通停顿,使情报传递人员产生手足无措的感觉。应以不带任何成见的态度听取情报传递人员的意见,这样才能完全地传递和接受全面的情报。
(4)消除下级人员的顾虑。要做好情报工作,必须依靠下级。在许多情况下, 下级人员害怕向上级说出事情的真相,因而有意把上级领导引向错误的方向。
(5)主管人员必须积极进行沟通联络。尽管有时信息情报会同时而来使主管人员感到头痛甚至烦恼,但是主管人员必须积极地给予沟通,利用各种渠道,保持他们的畅通无阻,同时还要改掉工作中的弊病。
(6)对情报沟通过程加以控制。在每个组织中所有人员都明白对情报沟通的控制有实际困难。为了对一个坚强的、先进的主管部门有利,必须控制住情报的公开和秘密程度,在对沟通情报过程加以控制时,各级主管人员要注意到应当把交给上级的报告以及与上级一起举行的例会进行统计,在同一时间内这些报告的频率应当相等。
8. 试述沟通联络的形式。
答：(1)正式沟通与非正式沟通。正式沟通就是通过组织明文规定的渠道进行信息传递和交流;非正式沟通是在正式沟通渠道之外进行的信息传递或交流。
(2)上行沟通、下行沟通和平行沟通。上行沟通是指下级的意见、信息向上反映;下行沟通是组织中的上层领导按指挥系统从上而下的情报沟通;平行沟通是指组织中各平行部门或人员之间的信息交流。
(3)单向沟通和双向沟通。从发送者与接收者的地位是否变换的角度来看, 两者之间的地位不变是单向沟通,两者之间的地位不断变换是双向沟通。
(4)口头沟通和书面沟通。口头沟通就是指人们之间的言谈,或通过别人打听,询问其他人的情况,也可以是委托别人向第三者传达自己的意见等;书面沟通则是用图、文的表现形式来联络沟通。
(5)用含蓄的形式进行沟通。用含蓄的形式也就是所谓“弦外之音”,或用非语言的某些重要方法来沟通。
(6)快速处置人员和联络人员。前者主要的责任是帮助信息接收者选出一些适宜于优先处理的事情。这样做不以弥补情报沟通不佳的缺陷。联络人是充当了信息发出与接收者之间传统信息的中间人,从而节约了时间,为了使接收者更好地理解信息,他们还负有解释信息的责任。
9. 试述控制工作的重要性。
答：(1)组织的一切活动都是为了实现组织的目标。目标确定后,为使各部门和成员的工作有助于实现目标,就需要有控制工作。
(2)控制工作的含义:即主管人员对下属的工作成效进行测量、衡量和评价,并采取相应纠正措施的过程。
(3)控制工作的重要性体现在:任何组织、任何活动都需要进行控制,由于主、客观原因,主管人员的预测不可能完全准确,制定的计划在执行过程中可能会出现偏差,还会发生未曾预料到的情况,因此需要加强控制工作。
(4)控制工作的重要性还表现在它在管理的五个职能中所出的地位及其相互关系上。控制工作通过纠正编差的行动与其他四个管理职能紧密地结合在一起,使管理过程形成了一个相对封闭的系统,不仅可以维持其他职能的正常活动,而且在必要时,还可以采取纠正编差的行动来改变其他管理职能的活动。
(5)结合实际说明。
18.试述控制工作的要求。
答：(1)控制工作作为管理的一项职能,是指主管人员对下属的工作成效进行衡量、测量和评价,并采取相应纠正措施的过程。
(2)控制系统应切合主管人员的个别情况。控制系统和信息是为了协调每个主管人员行使其控制职能的。因此, 所建立的控制系统必须符合每个主管人员的情况及其个性,使他们能够理解它,进而信任它并自觉运用它。
(3)控制工作应确立客观标准。有效的控制工作要求有客观的、准确的和适当的标准。在每一种情况下,标准都应是可以测定的和可以考核的。
(4)控制工作应具有灵活性。控制工作即使是在面临着计划发生了变动,出现了未预见到的情况或计划全盘错误的情况下,也应当能发挥它的作用。
(5)控制工作应讲究经济效益。控制所支出的费用必须是合算的。如果控制技术和方法能够以最小的费用或其他代价来检查和阐明偏离计划的实际原因或潜在原因,那么它就是有效的。
(6)控制工作应有纠正措施。一个正确有效的控制措施除了应能揭示出哪些环节出了差错,否则这个系统就等于名存实亡。
(7)控制工作应具有全局观点。对于一个合格的主管人员来说,进行控制工作时,不能没有全局观点,它要从整体利益出发来实施控制,将各个局部的目标协调一致。
(8)控制工作应面向未来。一个真正有效的控制系统应能预测未来,及时发现可能出现的偏差,采取措施,调整计划,而不是等出了问题再去解决。
(9)结合实际论述。
